1.目的

对确保顾客的需求和期望得到充分理解的过程做出规定，并加以实施和保持。

2.适用范围

适用于对顾客要求的识别、对产品要求的评审及与顾客的沟通。

3.职责

3.1 销售部负责识别顾客的需求与期望，组织有关部门对产品需求进行评审，并负责与顾客沟通。

3.2 品保部负责评审对新产品质量要求的检测能力。

3.3 各部门负责配合销售部解决顾客的有关需求。

3.4 生产部负责评审产品的生产能力及交货期。

3.5 采购部负责评审所需物料的能力。

3.6 总经理负责审批特殊合同的产品要求评审表。

4.工作程序

4.1 顾客需求的识别

销售部负责识别顾客对产品的需求与期望，根据顾客规定的订货要求，如合同草案、技术协议草案及口头订单等填写在《产品要求评审表》中：

a）顾客明示的产品要求，包括产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务（如运输）、价格等方面的要求；

b）顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所必要的产品要求。这是一类习惯上隐含的潜在要求，公司为满足顾客要求应做出承诺；

c）顾客没有规定，但国家强制性标准及法律法规规定的要求。

4.2 对产品要求的评审

4.2.1 在投标、接受合同或定单之前，销售部应对已识别的顾客要求及本公司确定的附加要求组织相关部门对标书、合同的产品要求实施评审。

4.2.2 评审

4.2.2.1 产品要求的评审应在投标、合同签订之前进行，应确保：

a）产品要求（包括顾客的要求和公司自行确定的附加要求）得到规定； 

b）顾客没有以文件形式提供要求时（如口头定单），顾客要求在接受前得到确认；

c）与以前表述不一致的合同或定单要求（如投标或报价单）已予以解决；

d）公司有能力满足规定的要求。

4.2.2.2 合同的分类

a）常规合同：对公司定型产品所定的合同。

b）特殊合同：常规合同以外的所有销售合同，或有定型产品改进要求的合同。

4.2.2.3 销售部负责将《产品要求评审表》交有关部门进行评审

4.2.2.4 对于无现货的常规合同，生产部、销售部、采购部分别对生产能力、交货日期及物料采购能力进行评审，由相应负责人填写《产品要求评审表》并签名确认；然后销售部综合各部门意见，并对合同条款的适用性、完整性、明确性等进行评审，并填写《产品要求评审表》的相关栏目，销售部经理签名确认即完成评审。

4.2.2.5 对于特殊合同，除生产部、销售部进行评审外，品保部对确保产品质量要求的检测能力进行评审，并在《产品要求评审表》中签名确认。《产品要求评审表》报总经理批准。

4.2.2.6 对于口头定单（如电话定货），销售部销售人员负责将相关内容填入《销售评审表》中，经双方确认（可用传真件、电话记录等方式确认），并执行4.2.2.4~4.2.2.5相应条款的规定。

4.2.2.7 在评审过程中，评审人员对产品要求中有关内容提出问题或修改建议时，由销售部负责与顾客联系，征求其书面意见。

4.2.2.8 销售部负责保存《产品要求评审表》、其他相关文件，包括对于评审过程中提出的问题的解决及评审结果的实现等跟踪措施的记录。

4.3 合同的签订和实施

4.3.1 对产品要求评审后，由销售部及相关人员代表公司与顾客签订合同；对老顾客的口头定单，双方对《销售评审表》的内容确认后，即视同签订合同。对于新顾客则必须签订正式合同。

4.3.2 合同签订后，销售部负责将《生产通知单》根据各部门的需要发到相关部门，作为生产、采购、检验编制专项质量计划和出货等的依据。

4.3.3 销售部负责合同执行的监督，根据需要及时将信息与顾客沟通。

4.4 产品要求的变更

当产品要求由于某种原因需要变更时，相应的文件（如合同/销售评审表等）应得到修改，应把变更的要求与顾客协商一致，并通知相关部门，执行《文件控制程序》的有关规定。必要时，对更改的内容还需再评审。

4.5 销售部负责与顾客的沟通

4.5.1 在产品售出前及销售过程中，销售部应通过多种渠道（如广告宣传、走访、顾客定货会等）向顾客介绍产品，回答顾客的咨询，并予以记录。

4.5.2 根据需要将合同的执行情况随合同的进展反馈给顾客，包括产品要求方面的更改，要与组织内部相关部门及顾客协调一致。

4.5.3 产品售出后，要搜集顾客的反馈信息，妥善处理顾客投诉，以取得顾客的持续满意。

5.相关文件

《文件控制程序》

6.相关记录

《产品要求评审表》

《销售评审表》

《销售合同台帐》

《电话记录》

《生产通知单》

《销售合同》

来源：食品论坛网友分享