中国食品企业产品要求确认及合同评审管理制度

一、目的

确保与产品有关的要求在对顾客作出承诺或提供产品之前得到确认，且产品要求符合法律法规及公司规定的相关要求。

二、适应范围

适应于公司所有产品要求的确认及合同的评审。

三、职责

3.1品管部是产品要求确认的归口管理部门，负责本单位产品要求的确认；

3.2营销部负责顾客提出的与产品有关的要求的评审；

3.3各生产单位协助产品要求的确认或合同签订前的评审。

四、内容

4.1产品要求的确认

4.1.1品管部针对本单位存在的产品状况，制定相应的产品标准，指导产品的生产加工；对于已有国家、行业或地方标准的产品，可直接执行相适应的标准指导企业生产。

4.1.2营销部根据顾客提出的与产品有关的要求，对产品要求进行（或组织相关部门）确认，确保在对顾客作出承诺提供产品之前产品要求以得到确认。

4.1.3产品要求应包含以下方面的相关内容：

a）顾客明示规定的要求，包括交付及交付后活动的要求；

b）顾客没有明示，但规定的或已知的预期用途所必须的要求；

c）与产品相关的法律法规的要求；

d）公司规定的其他的相关要求。

4.2产品要求评审

4.2.1产品要求的评审的主要表现形式为合同评审。合同包括书面合同、电话合同、传真、电子邮件等各种形式的对产品要求作出的约定。

4.2.2顾客要求的了解或合同洽谈

营销部与顾客洽谈，了解顾客对产品的要求，包括：产品质量特性、产品交付要求、产品交付后的要求及数量、价格、付款方式、交货期等其他相关要求。顾客要求应形成记录。

4.2.3产品要求的评审

4.2.3.1评审对象：顾客提出的与产品有关的要求；

4.2.3.2评审时机：未对顾客作出提供产品的承诺之前；

4.2.3.3评审方式

各单位应根据销售方式的不同采用适宜的评审方式对顾客提出的与产品有关的要求进行评审。

4.2.3.3.1对营销人员进行培训，使其熟练掌握本单位常规产品的质量特性及生产能力等相关内容。对于已定型的常规产品、且在正常生产能力范围内的产品销售，由营销部负责人或其授权的业务人员对顾客要求进行评审。

4.2.3.3.2对于改型等用户有特殊要求的非常规产品、超出本单位正常生产能力的产品生产合同，由营销部负责人根据顾客提出的要求，组织协调相关部门进行评审。

4.2.3.3评审内容：

a)顾客规定的产品要求，包括质量特性、交付要求及交付后要求等；

b)企业现在具备的满足顾客及其他相关要求质量或生产等保证能力，如检测水平、生产能力等；

c)产品价格、付款方式及其他等相关的要求。

4.2.3.4对于网上销售等销售方式，可由营销部对产品目录或提供的产品信息在发布前对信息提供内容的有效性进行评审。

4.2.3.5与产品有关的要求的评审应形成记录保持，以便追溯。

4.2.3.5.1对于各生产单位生产的定型常规产品销售合同，对顾客提出的要求可由营销部与生产部门负责人在合同或定单上直接签字确认。

4.2.3.5.2对改型或新产品等非常规的产品，由营销部组织生产单位、品管部等所有相关部门，进行合同评审（会签），确认单位满足顾客要求的能力并填写《合同评审（会签）单》，记录评审的内容并形成评审（会签）结论予以保持。

4.2.3.5.3网上销售等销售方式提供的与产品要求有关的信息的评审应有营销部组织涉及的相关部门对信息的有效性签字确认。

4.2.3.5.4顾客以电话或口头等方式提出的与产品有关的要求没有形成文件时，营销部门应根据顾客要求认真整理、评审后由顾客签字确认。

4.2.3.6与产品有关的要求进行确认后，非常规产品应由研发部按照《新产品开发控制程序》要求组织编写《质量计划》，按要求进行开发生产。

4.2.3.7与产品有关的要求得到确认后，评审或确认结果应采用生产计划等适宜方式及时传递至所有相关部门，确保与产品有关的要求在所有部门或人员之间得到理解。

4.2.3.8与产品有关的要求进行评审需要采取措施加以满足时，确定的相关措施也应形成记录予以保持，并由营销部门进行传达、跟踪。

4.3经评审能够满足顾客提出的与产品有关的要求后，由营销部门按照《民法通则》及其他的相关法律法规等要求与顾客签订产品销售合同，组织生产并提供满足顾客要求的产品。

4.4与产品有关的要求的更改

4.4.1当顾客或单位自己对与产品有关的要求发生变更时，应对与产品有关的要求重新进行评审、确认并记录。

4.4.2与产品有关的要求发生变更后，应填写《产品要求更改通知单》，对变更前后与产品有关的要求的变化进行明示并下发至所有与产品要求有关的部门或人员，确保与产品有关的要求的更改已得到理解并执行。

4.4.3当产品有关的要求的变更引起文件变更时，应对相关文件作相应修订。

4.4.4必要时，单位自己对产品要求作出的变更应及时通知相关顾客。

4.5相关要求

4.5.1各单位应建立《合同台帐》，对产品销售状况进行控制管理。

4.5.2必要时确立顾客要求收集渠道，建立顾客档案，及时收集顾客的相关要求，调整并满足顾客需求。

五、相关/支持性文件

5.1民法通则

5.2××质量计划

5.3质量记录的控制程序

六、与本程序有关的质量记录

合同评审（会签）单

产品销售合同

产品要求更改通知单

合同台帐