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【手把手教】中国食品企业【供应商管理】制度及流程！
2024-07-31 19:12:54 点击量:
一
目的
XX公司制定本《供应商管理制度》（以下简称为“本制度”），旨在规范公司采购业务的供应商管理流程，以建立统一的供应商管理体系，确保供应商管理的合理性、准确性、及时性以及授权审批的有效性。
二
适用范围
XX公司采购部门，业务部门，项目部门等等
三
供应商分类
按照采购策略，对供应商分类
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编号 |
供应商类型 |
分类特征 |
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1 |
战略供应商 |
与其有着长期、广泛合作或频繁交易的正式供应商，此类供应商为公司提供核心技术产品或可能是唯一的供应商，对公司的存在和发展极为重要且难以更换，或者更换的成本很高，其符合以下条件： （1） 与其签订年度框架协议，明确规定有关付款条款、法律条款、采购价格（或不固定价格）等内容； （2） 当每次采购申请提出后，如框架协议中有确定的采购价格时，则无需再进行询价、比价工作；反之，仍必须进行询价、比价工作； （3） 向此类供应商采购时，可以直接向供应商发出采购订单，无需再行签订采购合同。 |
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2 |
优先供应商 |
针对某一类产品或服务，与其有着长期合作或频繁交易的正式供应商，此类供应商所提供的产品和服务在其他供应商处也可获得，但其在价格、质量、交付、提前期、反应时间等综合绩效中有优势，总体绩效较好，符合以下条件： （1） 与其签订价格备忘录，以确定年度采购价格； （2） 当每次采购申请提出后，若申请采购的产品或服务的价格已包含在价格备忘录中，则无需再对其进行询价、比价工作；反之，仍必须进行询价、比价工作； （3） 同时，根据采购合同有关规定确定需要签订采购合同时，需就该笔采购签订单独的采购合同。 |
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3 |
普通供应商 |
与其有过合作或交易，但未签订任何框架协议或价格备忘录的正式供应商。需就每次采购申请进行采购询价、比价，然后根据有关规定签订单独的采购合同。 |
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4 |
临时供应商 |
在现有合格供应商数据库中，不存在采购需求物料的供应商；但是采购紧急，没有时间开发新的供应商，执行常规的询价比价过程，而采用的供应商。 |
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5 |
淘汰供应商 |
公司根据供应商定期评估结果，确定不再与其进行交易的供应商。同时，在采购系统中供应商选择时不允许选择。 |
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6 |
黑名单供应商 |
公司根据供应商定期评估结果，发现有欺诈、舞弊或诚信不佳的行为，确定需要提请采购职能部门注意，不再与其进行交易的淘汰供应商。 |
四
供应商管理流程
1、供应商调查
（1）采购部实施采购前，应对潜在供应商进行调查工作，目的是了解供应商的各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。
（2）由采购部、工程部等相关部门人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评估，并填写《供应商调查表》。
（3）评价结果由各部门做出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。
（4）未经过供应商调查认可的厂商，除总经理特准外，不可成为本公司的供应商。
（5）对供应商的调查评估包括价格评估、技术评估、品质评估等，所需考虑因素如下：
价格评估：对于供应商所提供的物料价格，采购部应评价原料价格、加工费用、估价方法和付款方式。
技术评估：对于供应商的生产技术，技术部应评价技术水准、技术资料管理、设备状况及工艺流程与作业标准。
品质评估：对于供应商的品质，采购部应评价品质管理组织与体系、品质规范与标准、检验方法与记录、纠正与预防措施等。
表 2 供应商调查表模板
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供应商调查表 |
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供应商编号 |
供应商名称 |
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调查时间 |
调查次数 |
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调查评估项目 |
得分 |
评分说明 |
调查评估者 |
备注 |
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成本 |
材料价格 |
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加工费用 |
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付款方式 |
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质量 |
技术水准 |
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资料管理 |
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设备状况 |
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跟踪服务 |
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及时性 |
到货及时性 |
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到货齐货性 |
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合计 |
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2、供应商定期评估
（1）供应商定期评估小组成员至少应包括：采购部采购员及经理、需求部门经理、财务部经理、合同管理部经理或相应部门的经理授权人。采购部负责召集和领导供应商定期评估小组的工作。
（2）除已淘汰供应商外，供应商评估至少每年进行一次，具体的。除定期评估外，还可以在项目完成后进行项目评估。若供应商的交货期、品质、价格或服务产生重大变化时，应及时对供应商做出评估。
表 3 供应商定期评估表模板
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供应商定期评估表 |
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说明： |
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1：本评估表目的是对合作供应商的绩效的综合评估，以持续提高供应商 |
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2：评估相关规定详见供应商管理制度，绩效评估相关责任部门必须本着客观公正进行评估。 |
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3：本表中，除特别注明“非必填项目”外，所有项目必须完整填写。 |
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4：对本评估表存在任何疑问和建议，可咨询采购部。 |
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供应商基本信息 |
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供应商名称： |
填写供应商全称，必须与系统中供应商名称一致 |
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供应商编号： |
填写供应商完整编号，必须与系统中供应商名称一致 |
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供应商所属物料种类： |
填写供应商主要所属类别，与系统中保持一致， |
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供应商目前等级： |
目前在系统中所属的级别，如A类供应商 |
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评估周期： |
评估周期，如2024年1月1日至2024年12月31日 |
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评估内容 |
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评分类别/权重 |
评分项目 |
得分(0-5分） |
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价格 |
· 价格下降率 |
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· 价格弹性 |
每天报价时 |
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· 价格透明度 |
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评估其他说明： |
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付款条件 |
· 付款账期 |
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评估其他说明： |
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交货 |
· 供货及时度 |
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· 供货完整性 |
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· 送货弹性 |
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· 退货难易度 |
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评估其他说明： |
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品质及服务 |
· 符合ISO等专业质量标准认证 |
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评估其他说明： |
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诚信 |
· 是否存在不诚信记录 |
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评估其他说明： |
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评估结论 |
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评估结论： |
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审批人： 数据维护人： |
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（3）供应商定期评估及分类方法：首先，评估人员需确定具体评估指标及其相应的权重（％），权重之和为100％；然后，评估人员给各个评估指标打出考核分数，分值为5分到0分的整数，参考标准详见表4；
其次，
最后，根据供应商评估结果对其进行分类：
得分在几分以上（含）的供应商评为优秀供应商，采购交易时应予优先考虑，建议其所属供应商类型为框架协议供应商或价格备忘录供应商；
考核总分在几分（含）-几分（不含）的供应商评为符合要求供应商，可以正常交易，建议其所属供应商类型为普通供应商；
考核总分在几分（含）-几分（不含）的供应商评为待整改供应商，建议对其进行订单减量、各项稽查及改善辅导措施。
考核总分在几分以下的供应商评为淘汰供应商，终止交易，供应商信息在“采购系统”中供应商选择时禁用。
评估过程中评为黑名单供应商，终止交易。供应商信息在“采购系统”中供应商选择时禁用，并提示所有部门在以后的交易中不选择该供应商。
3、供应商资料的维护和变更
（1）新增供应商
采购部筛选确定新增供应商后，应尽快在进入正式交易谈判之前获取供应商的如下相关资料：营业执照复印件（适用于法人供应商）或身份证复印件（适用于个人供应商）、最近财年的财务报表(适用于上市公司)、供应商诚信声明函、公司银行账号说明（适用于法人供应商）或个人签字的收款银行账户说明（适用于个人供应商）、相应的资质证书或质量认证证书等。
采购员将上述资料收集完整后，填写《承办商/供应商资料表》并提交采购部经理审核，以建立供应商档案。在与供应商的业务合作过程中，采购部就及时更新《承办商/供应商资料表》。
（2）供应商信息变更情况主要包括：
供应商收款方名称、开户行及银行账号变更、供应商名称变更、供应商地址变更、供应商联系人或联络方式变更、根据供应商定期审核结果变更。
供应商信息变更必须由供应商提供的相应的资料包括但不限于：
¨供应商收款方名称、开户行、银行账号变更:加盖其公章的收款公司银行账号说明（适用于法人供应商）或个人签字的收款银行账户说明（适用于个人供应商）；
¨供应商名称变更：加盖其公章的供应商名称变更通知函、加盖其公章的营业执照复印件；
¨供应商地址变更：加盖其公章的供应商地址变更通知函；
¨供应商联系人或联络方式变更：加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通知函。
采购员收集上述资料后，需填写《供应商信息变更清单》，以确认供应商资料收集的完整性，然后一并提交采购部经理审核。供应商资料和信息的变更由采购部经理审批后，采购员更新《承办商/供应商资料表》和《合格供应商名录》并予以存档。
五
供应商信息变更清单
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供应商信息变更清单 |
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供应商名称： |
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采购类型： |
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序号 |
变更类型 |
资料名称 |
是否已获得（Y/N） |
是否变更（Y/N） |
备注 |
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1 |
供应商收款公司名称、开户行、银行账号变更 |
供应商收款公司银行账号开户证明(法人供应商) |
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2 |
供应商名称变更 |
加盖其公章的供应商名称变更通知函 |
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3 |
加盖其公章的营业执照复印件 |
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5 |
待准入考察供应商资料提供检查清单 |
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5 |
供应商地址变更 |
加盖其公章的供应商地址变更通知函 |
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6 |
供应商联系人或联络方式变更 |
加盖其公章的供应商联系人或联络方式变更通知函 |
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