中国食品企业质量记录用于记载过程状态和过程结果，是企业质量保证的客观依据，为采取纠正和预防措施提供依据，有利于产品标识和可追溯性。
 

1．报表填写必须完整，尽可能详细，对所列示的所有内容均要填写清楚，如不能填写的内容要用斜线（/）划掉，特别是签名栏的填写，要写全名；

2．记录要求准确清晰，不得潦草，更不得随便在记录上乱涂乱画，记录背面也一样，特别注意的是要检查最后填写的清晰度，不清晰者要进行重填；

3．记录不得随便进行更改，需要更改时正确的做法是先将错误的地方用一条横线划掉，然后在旁边写上正确的内容，同时在旁边进行签名，并写上日期。值得注意的是：

1）如是数字错误，应将整个数字划掉，不能仅将数字中写错的位数划掉。

2）签名时要注意写全名，不能仅写一个字或写某主任、某经理、某先生、某小姐等。

3）填写日期时要写全年月日，例如文件的起草日期为2025年2月1日可写为1/2.25或2025/2/1、2025.2.1等。

4．不准使用涂改液，也不能使用修正纸等，不准用铅笔填写，一般不准用红色笔迹填写，尤其是签名；

5．记录报表的日期和流水号要写全，便于追溯和管理。日期填制要写全年月日，如2025年2月1日；流水号的填制必须按固定的编号规则进行，流水号的填写位置在报表的右上角。品证部推荐的编号格式为：年份/月份/流水号，如2025年2月的第15份报表的流水号为25/02/015。