1 总则

1.1 制度依据

为严格落实《中华人民共和国食品安全法》《食品安全国家标准 食品生产通用卫生规范》（GB 14881）等法律法规要求，建立健全食品质量安全追溯体系，特修订本制度。

1.2 目的

加强食品质量安全源头管控，规范公司原辅料、食品添加剂及食品相关产品的进货查验流程，确保所有采购物料符合国家食品安全标准及公司质量要求，杜绝不合格物料流入生产环节。

1.3 适用范围

适用于公司所有食品原辅料（如谷物、果蔬、肉禽、水产等）、食品添加剂（如防腐剂、甜味剂等）、食品相关产品（如包装材料、消毒剂、生产设备配件等）的采购、验收、检验、入库及记录管理全过程。

1.4 术语定义

合格供应商：经公司食品安全管理部门审核，符合资质要求、质量稳定、信誉良好，并纳入《合格供应商名录》的供货单位。

待检区：专门用于暂存待查验物料的指定区域，具有明确标识，与合格区、不合格区物理隔离。

进货查验：包括对供应商资质审核、物料感官检查、票证核对、抽样检验等一系列验证活动。

2 职责分工

2.1 采购部

负责供应商开发、评估及资质材料（营业执照、生产许可证/经营许可证、检验报告等）的收集与初审；

从《合格供应商名录》中采购物料，建立供应商档案，定期更新供应商信息；

负责不合格物料的退货协调、索赔及与供应商的沟通对接。

2.2 食品安全管理部门

负责人：牵头组织供应商审核，制定并动态更新《合格供应商名录》及《原辅料验收规格书》；

品管员：负责进货物料的票证查验、感官验收、标识管理及放行审批；如实填写《进货查验记录》，监督不合格物料的处理流程。

2.3 检验部

检验员：按照《原辅料验收规格书》要求，对无检验合格证明或需复检的物料进行抽样检验；

负责委托第三方检验机构（需具备CMA/CNAS资质）对特殊物料（如进口原料、高风险辅料）进行检验，出具检验报告。

2.4 仓储部

仓库管理员：负责物料运输车辆的初步检查（清洁度、混装情况）、引导车辆停靠至货物接收区；

对初步符合要求的物料，安排暂存至待检区，及时填写《报检单》并提交至品管员；

凭品管员出具的合格标识办理入库，对不合格物料实施隔离存放，配合采购部办理退货。

3 管理程序

3.1 报检申请（仓储部主导）

3.1.1 车辆及物料初检

供应商送货车辆到达工厂后，仓库管理员需检查车辆车厢是否清洁、干燥，有无异味、油污或化学污染物；

确认食品原辅料未与非食品类物品（尤其是有毒有害化学品、农药、兽药等）混装运输，冷藏/冷冻物料运输温度需符合要求（冷藏0-8℃，冷冻≤-18℃），并记录温度数据。

3.1.2 报检单填写

初检合格后，仓库管理员引导车辆至指定卸货区域，核对送货单与采购订单的物料名称、规格、数量、供应商信息是否一致；

填写《进货报检单》，注明物料名称、批次、数量、供应商名称、送货日期等信息，提交至品管员申请查验。

3.2 物料查验（品管员主导）

3.2.1 合格供应商物料查验

票证核对：品管员需查验随货同行的《产品检验合格证明》（需注明批次、检验项目及结果，且在有效期内），确保检验项目覆盖食品安全关键指标（如微生物、重金属、农兽药残留等）；

若为进口食品原料或食品相关产品，需查验海关入境货物检验检疫证明（原件或加盖供应商公章的复印件），且证明文件与物料批次完全一致；从经销商采购进口物料时，还需留存经销商营业执照及中文标签（标签需符合GB 7718 和GB 28050 等标准要求）。

感官检查：对物料外包装进行检查，确认包装完好无破损、无泄漏、无霉变、无涨包/胀袋现象，标签信息清晰完整（含生产日期、保质期、生产厂家、成分表等）；对散装农产品（如果蔬、鲜肉），需检查感官性状正常，无腐烂、变质、虫蛀或异味，且具有供货商出具的购货凭证（注明经营者名称、联系方式、采购日期及签字/盖章）。

预包装产品专项检查：从经营单位采购预包装食品或消毒剂时，需查验经营单位的《食品经营许可证》（经营范围包含所采购产品，且在有效期内）及营业执照，确保送货单与实际物料的品种、数量、批次一致，且所有物料均在保质期内（距保质期到期日需满足公司规定，一般不低于保质期的1/3）。

3.2.2 票证不全或异常处理

若随货检验合格证明缺项（如关键检验项目未覆盖）或票证信息与物料不符，品管员需将物料暂存至待检区，张贴“待检标识”，并通知检验员进行抽样检验；

检验员需按照《原辅料验收规格书》的抽样标准（如每批次随机抽取3-5个样本）进行抽样，送检验部或委托第三方机构检验，检验结果符合国家安全标准后方可接收，不符合则直接拒收。

3.3 物料检验（检验员主导）

3.3.1 检验实施

对无同批次检验合格证明的物料、票证异常需复检的物料，检验员需按照《原辅料验收规格书》规定的检验方法进行检验；

检验过程中需如实填写《原料检验记录》《包材检验记录》，记录检验样品信息、检验项目、检验数据、检验结果及判定结论，检验报告需经检验部负责人审核签字。

3.3.2 检验结果处理

检验合格：检验员出具《检验合格报告》，提交至品管员，作为物料放行依据；

检验不合格：检验员出具《检验不合格报告》，注明不合格项目及超标情况，品管员根据报告判定物料拒收，并及时通知采购部与供应商沟通处理。

3.4 物料标识与入库（品管员+仓储部协同）

3.4.1 合格物料处理

品管员收到检验合格报告后，在物料外包装或托盘上张贴“合格标识”（注明物料名称、批次、合格日期、品管员签字），并在《进货查验记录》中填写验收结果；

仓库管理员凭“合格标识”及《进货查验记录》办理入库手续，将物料存放至对应合格区域，按“先进先出”原则摆放，并记录入库信息。

3.4.2 不合格物料处理

品管员对不合格物料张贴“拒收标识”，注明不合格原因及判定日期，指导仓库管理员将物料隔离存放至不合格区（与合格区物理隔离，防止交叉污染）；

采购部需在24小时内与供应商沟通，确定退货或无害化处理方案（如销毁需记录销毁时间、地点、方式及见证人），并将处理结果反馈至食品安全管理部门，更新《不合格物料处理记录》。

4 记录与文件管理

4.1 记录保存范围

基础文件：《合格供应商名录》《原辅料验收规格书》、供应商资质材料（营业执照、生产/经营许可证、年度审计报告）；

检验记录：《进货报检单》《进货查验记录》《原料检验记录》《包材检验记录》、第三方检验报告、海关入境货物检验检疫证明；

异常处理记录：《不合格物料处理记录》《退货申请单》《温度监测记录》（冷藏/冷冻物料）。

4.2 保存要求

所有记录需真实、准确、完整，不得涂改或伪造，填写人员需签字确认，关键记录需经部门负责人审核；

纸质记录需分类归档存放于干燥、通风、防盗的档案柜中，电子记录需加密存储并定期备份；

记录保存期限：食品安全相关记录自物料使用完毕之日起至少保存2年，涉及婴幼儿配方食品、特殊医学用途配方食品的记录需保存至产品保质期届满后5年。

4.3 记录查阅与更新

公司内部人员查阅记录需经食品安全管理部门负责人批准，外部单位（如监管部门）查阅需提供有效证明并登记；

《合格供应商名录》《原辅料验收规格书》需每年度进行复审更新，供应商资质材料需每半年核查一次，确保信息持续有效。

5 监督与考核

5.1 内部监督

食品安全管理部门需每月对进货查验流程进行抽查，检查记录完整性、查验标准执行情况及不合格物料处理情况，形成《进货查验监督报告》；

发现违规行为（如未查验票证、不合格物料流入生产环节），需立即责令整改，并追究相关责任人责任。

5.2 考核机制

将进货查验工作纳入部门及个人绩效考核，对严格执行制度、及时发现不合格物料的人员给予奖励；

对未按规定进行查验、记录不完整或导致不合格物料入库的，视情节严重程度给予警告、罚款或岗位调整处罚，造成食品安全事故的，依法追究法律责任。

6 附则

6.1 制度修订

本制度根据国家法律法规更新、公司业务调整或实际执行问题，由食品安全管理部门牵头修订，修订后需经公司总经理审批后发布实施。

6.2 生效日期

本制度自发布之日起生效，原《进货查验记录制度》同时废止。

编制部门：食品安全管理部

审批人：[总经理姓名]

发布日期：[YYYY 年 MM 月 DD 日]

来源：食品论坛网友分享 图片来自创客贴会员