第1章  总则

第1条  目的

为了规范供应商资料和档案管理工作，确保各种资料、文件、记录的完整性，特制定本制度。

第2条  适用范围

本制度适用于采购部的供应商档案管理相关工作。

第3条  管理职责

1.采购部供应商管理人员负责各种工作资料的收集、整理、分类、移交等工作。

2.采购部档案管理人员负责各种供应商资料和档案的保管和使用管理等事项。

第2章  供应商档案的建立

第4条  建立权限

为了便于管理，所有供应商资料必须归档，由档案管理人员专职管理供应商的档案资料。

第5条  供应商档案资料的范围

供应商的档案资料主要包括但不限于下列8项内容。

1.供应商调查表。

2.供应商产品价格登记表。

3.供应商采购合同原件及复印件。

4.供应商洽谈登记表原件及复印件。

5.采购谈判与合同签订现场的影像资料。

6.供应商销售业绩分析表。

7.供应商考核评价表。

8.供应商考核结果处理表。

第6条  收集供应商资料

1.公司调查、选择和评价供应商后，应在1个月之内由供应商管理专员将该供应商的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。

2.公司采购合同签订后，一般应在1个月内或采购事项结束之后1周内，由采购专员将该次采购的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。

3.因故不能按期整理的，应由责任人做出书面说明，采购负责主管需要定期催办。

4.整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。采购现场监控系统录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。

5.公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实和有效。

第7条  其他入档资料

供应商具有如下情形之一的，由供应商管理人员直接将其记入档案。

1.提供虚假材料参加采购活动谋求成交的。

2.开标后擅自撤销投标影响招标活动继续进行的。

3.采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。

4.与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。

5.成交后无正当理由拒绝签订采购合同的，或无正当理由拒绝履行合同的。

6.故意提供假冒伪劣产品或走私物品的。

7.拒绝提供售后服务，给本公司生产经营造成困难或损害的。

第3章  供应商档案的保管与查阅

第8条  归档要求

1、需依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序等将档案分成若干层次和类别。

2、归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系。

3、卷内文件要排列有序，依次编写页号，并编制卷内目录，逐项填写清楚，书写工整。

4、案卷标题要简明确切，装订要整齐结实、厚度适宜，材料过窄应加衬边，材料过宽应折叠整齐，字迹难辨认的应附抄件以便于保管和使用。

5.独立案卷要用打印稿编制案卷目录。

第9条  查阅供应商档案

相关人员在调阅供应商档案时，应先向采购部经理提出申请，经批准后方可进行查阅，查阅完之后应当及时归还。

第10条  变更供应商档案

供应商发生经营状况重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项时，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。

第4章  附则

第11条  本制度由采购部制定，经总经办审批通后生效过。

第12条  本制度自审核通过之日起执行。