1.釆购计划

根据企业使用部门的需求计划，在核实过釆购计划的准确性，并与相关计划员或其它负责人 沟通确认无误，并存单保存后，做出最终的釆购计划。

2.询价和还盘

此环节主要工作有以下两大块：

1) 发询价函：了解好供应商后，需发询价函，让供应商对价格、交货时间、付款方式、售后服务等确认后加盖公章回传；

2) 议价：综合考虑价格、交货的及时度、付款方式等方式找出二三家，进一步商谈，以达到最能保障公司利益的企业进行合作。

需要注意的是：要求多家供方报价单尽可能做细致，能做到细节出处最好，起到知道所釆购物品来龙去脉的效果，并利用所有途径去验证，这样后面还价也有理有据容易达到预期。

3.做釆购订单、合同

在询价议价完成后，接下来要做的就是做订单了。订单做好后要与各供应商提供的书面 报价、比价表及先前做好的釆购计划、计划确认单等等装订到一起。

接下来需要做另一个版本文件，即合同。合同版本基本是固定的，但要结合公司的要求 以及与供方谈判的结果以及不同的材料不同的要求而变化。

4.跟踪货物

在此环节，要了解整个供应过程是否正常，了解接货人的联系方式、地址，并及时通知 供应商;另一方面，供应商发货后，还要了解承运人的联系方式等。这样便于随时跟踪货物在途中的状态。

5.组织仓储接货

这个环节主要是要注意通知库管人员做好接货准备，比如要了解货物何时到货、是否有随货单据等等。很多企业采购对此会制定出一个统一的走货单版本，要求发货方抄送到相关部门，采购实时跟进。

6.组织质检验货

这个环节主要需要做以下具体工作:合同签订后及时通知检验部门，让其做好验收准备，包括仪器、实验器材、试剂、验收标准(其中入厂标准、国标、合同标准、部分物资按供应商企业标准)，以便货到后及时验收并出具验收合格单。

总之，做好前期检验、中期检验、后期检验。避免到货才发现问题影响其他。

7.货物达到要求后仓储入库

产品验收合格后，根据验收合格单，库房开具入库单，釆购员需收集入库单、检斤单、质检报告单等做好付款准备。主要强调各环节资料转接顺畅，并互通知悉。

8.结算

付款前一定要把相关单据提前备好，以便按照合约及时付款，即“说到哪里做到哪里“诚信”是相互的，对你对他都重要。

付款准备的资料如下：付款申请单、发票、入库单、质检单、检斤单、合同或订单等。

采购员要起到公司财务和供应商之间的桥梁作用，适时提出有利于自己的结算方式。