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食品安全信用档案制度

第一章 总则 

第一条 目的与依据

为落实企业食品安全主体责任，规范本企业食品安全信用信息归集、管理、自查与应用，配合市场监管部门食品安全信用档案管理要求，依据《中华人民共和国食品安全法》《食品安全法实施条例》《企业落实食品安全主体责任监督管理规定》《市场监督管理严重违法失信名单管理办法》等法律法规，制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于本企业内部食品安全信用档案的建立、采集、更新、保管、查阅、信用自查、风险处置，覆盖企业基础信息、监管信息、内部管理信用信息、供应商与客户信用信息等。

说明：市场监管部门依法建立官方食品安全信用档案，本档案为企业内部自建信用档案，用于主体责任自查、风险管控、对外备查，不替代监管部门信用档案。

第三条 工作原则

1. 真实完整：信息采集客观、有据可查，不得篡改、隐瞒；

2. 及时更新：发生许可变更、抽检、检查、投诉、整改等事项，及时归档；

3. 安全保密：区分公开信息与商业秘密、个人信息，严控查阅权限；

4. 动态管理：定期开展信用自评，对不良信用记录制定整改、提升措施。

第四条 职责分工

1. 企业主要负责人：为本制度第一责任人，审批信用管理重大事项，对信用档案真实性负责；

2. 食品安全总监/食品安全员：负责信用档案日常管理、信息收集、整理归档、定期自查，对接市场监管部门，保管纸质+电子档案；

3. 采购部：负责供应商食品安全信用信息收集、评价、更新；

4. 销售部：负责客户反馈、投诉、产品召回相关信用信息提交；

5. 生产、品控部门：负责内部自查、抽检、隐患整改、培训记录等资料提交。

第二章 食品安全信用档案内容

第五条 企业主体基础信息 

1. 企业营业执照、食品生产/经营许可证（正本、副本、变更、延续、注销资料）；

2. 企业名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、负责人、食品安全总监、食品安全员信息；

3. 企业组织架构、食品安全管理制度清单、HACCP/ISO体系证书（如有）；

4. 产品目录、执行标准、标签备案、委托生产协议（如有）；

5. 从业人员健康档案、食品安全培训考核记录。

第六条 行政监管信息

1. 市场监管部门现场检查记录、责令整改通知书、复查资料；

2. 各级监督抽检、风险监测报告（合格/不合格报告及处置资料）；

3. 行政约谈记录、企业提交的约谈整改报告；

4. 行政处罚决定书、缴款凭证、整改闭环材料；

5. 产品召回记录、召回评估、无害化处理/销毁记录；

6. 监管部门信用评价、红黑名单相关告知文书；

7. 其他监管文书。 

第七条 企业内部信用管理信息

1. 企业食品安全自查记录、风险排查报告；

2. 内部检验检测报告、不合格品处置记录；

3. 客户投诉、消费者举报记录、调查及处置闭环资料；

4. 食品安全事故（含隐患事件）处置报告；

5. 供应商食品安全信用档案（供应商资质、审核报告、抽检、不良记录、准入/退出记录）；

6. 经销商客户食品安全信用记录；

7. 信用自评报告、信用提升改进计划。

第三章 信息采集、归档与更新

第八条 信息采集要求

所有归入信用档案的材料必须留存原件或加盖企业公章的复印件，电子档案同步留存扫描件，注明采集日期、采集人。

- 监管文书：收到文书3个工作日内归档；

- 内部自查、抽检、投诉处置：事项办结后5个工作日内归档；

- 供应商评价：每季度更新；

- 许可变更、人员变动：发生变更当日更新基础档案。

第九条 档案形式与保存期限

档案分为纸质档案+电子档案双轨管理：

1. 纸质档案：分类装订，编号存放，防潮防火；

2. 电子档案：加密存储，定期备份，防止丢失；

3. 保存期限：档案资料保存不少于产品保质期届满后2年；无保质期的，不少于2年；行政处罚、召回、事故相关资料长期保存。

第十条 档案更新

食品安全员负责动态更新档案，每季度向食品安全总监、企业负责人提交信用档案更新汇总。

发生重大事项（行政处罚、抽检不合格、产品召回、食品安全事故），立即更新并上报企业负责人。

第四章 档案查阅、保密管理

第十一条 查阅权限

1. 内部查阅：管理人员因工作查阅，登记《档案查阅登记表》，不得带出档案室；

2. 监管部门调取：凭执法证件、文书查阅、复制档案，做好调取登记；

3. 第三方（客户、审核机构）查阅：须经企业负责人批准，限定查阅范围，涉密信息不予提供。

第十二条 保密管理 

1. 档案管理人员不得泄露企业商业秘密、员工个人信息；

2. 电子档案设置访问权限，禁止随意拷贝外传；

3. 严禁涂改、删除、抽换、销毁档案原件；档案销毁须经审批并登记。

第五章 信用自评、不良信用处置与信用修复

第十三条 信用自评机制

企业每半年开展一次食品安全信用自评，形成《食品安全信用自评报告》，归入信用档案。

自评内容：许可合规、检查整改、抽检结果、投诉情况、供应商管理、风险隐患等，划分信用状况：良好、一般、不良。

第十四条 不良信用记录处置

出现以下情形判定为不良信用记录：

1. 监管抽检不合格；

2. 收到责令整改，未按期闭环；

3. 发生有效投诉且属于企业责任；

4. 受到行政处罚；

5. 食品安全隐患未及时消除，被行政约谈。

处置措施： 

1. 立即启动专项整改方案，明确责任人、整改时限；

2. 增加内部自查频次，强化人员培训；

3. 对相关供应商降级、暂停供货、取消准入；

4. 跟踪整改效果，形成闭环资料，存入信用档案。

第十五条 信用修复管理

如符合市场监管信用修复条件，由食品安全总监牵头，按监管要求准备修复材料，依法向监管部门申请信用修复；修复全过程资料纳入本企业信用档案留存。

企业内部信用记录不随监管信用修复自动删除，内部档案完整留存历史记录。

第六章 供应商与合作方信用管理

第十六条 供应商信用档案管理

建立供应商独立信用档案，实施准入审核、年度评审、动态评级：

1. 准入：审核许可证、检验报告，现场审核；

2. 动态评级：根据供货抽检、现场核查、异常情况分为A/B/C三级；C级供应商限期整改或淘汰；

3. 供应商出现严重食品安全违法，立即终止合作并记录。

第七章 责任

第十七条 档案管理人员责任

档案管理人员未按规定收集、保管、更新档案，隐瞒、篡改资料，造成企业信用风险的，企业予以内部追责；涉嫌违法的，移交相关部门。

第十八条 部门责任

各业务部门未按要求及时提交信用相关资料，导致档案缺失、信息不实，由食品安全总监通报并督促整改，纳入部门绩效考核。

第八章 附则

第十九条

本制度由本企业食品安全管理部门负责解释。

第二十条

本制度自发布之日起实施，根据法律法规更新、监管要求适时修订。

 附件清单

 附件 1：食品安全信用档案目录

 附件 2：档案查阅登记表

 附件 3：食品安全信用自评表

 附件 4：供应商食品安全信用评价表

 附件 5：不良信用记录整改跟踪表

附件1：食品安全信用档案目录

附件2：档案查阅登记表

附件3：食品安全信用自评表

自评周期：□上半年 □下半年  自评日期：

1. 证照及人员管理：□符合 □存在问题，简述：________

2. 监管检查及整改：□无不良记录 □存在问题，简述：________

3. 产品抽检情况：□全部合格 □存在不合格，简述：________

4. 消费者投诉：□无责任投诉 □有责投诉，简述：________

5. 供应商管理：□管控到位 □存在风险，简述：________

6. 总体信用评价：□良好 □一般 □不良

7. 存在问题及改进措施：________________________________

自评人：________ 食安总监审核：________

附件4： 供应商食品安全信用评价表

供应商名称：________ 统一社会信用代码：________ 评价周期：______

1. 资质有效性：□合格 □不合格

2. 供货检验报告：□稳定合格 □偶发异常 □多次不合格

3. 现场审核情况：□符合 □存在一般缺陷 □严重缺陷

4. 异常 / 投诉记录：□无 □有，简述：________________

5. 信用评级：□A 级（优先合作） □B 级（正常合作） □C 级（限期整改 / 淘汰）

评价结论：________________________________________

评价人：________ 日期：________

附件 5 不良信用整改跟踪表

不良事项类别：□抽检不合格 □责令整改 □行政处罚 □有责投诉 □其他：____

事项简述：________________________________________

发现日期：________ 责任人：________

整改方案：________________________________________

计划完成期限：________

整改落实情况：____________________________________

验证结果：□整改闭环 □未完成，继续跟踪

验证人：________ 日期：________